社長の勉強部屋　ブログ

これからの中小企業は社長の舵取りが全てです。 ピンチにもチャンスにもなります。 その時に必要になるのが、判断の基となる「知識」と「情報」です。 「知識」は１日にしてあらず、「情報」は鮮度が命です。 この２つを得るために「社長の勉強部屋」を開設しました。 ブレークタイムで結構ですので、一度覗いてみてください！

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文書管理と情報技術

フェイスブックやツイッターといったＳＮＳ（ソーシャル・ネットワーキング・サー ビス）を利用する企業が増加している。 ＳＮＳ（ソーシャル・ネットワーキング・サービス）を窓口として、世界中に繋がる ことということは中小企業にとって魅力的である。 しか

最近のスマホの普及率は爆発的です。 2年以内には殆どの携帯電話がスマホに変わると思います。 スマホは「スマートフォン」の略です。 従来のイメージは電話とＰＤＡ（ポータブルデジタルアシスタント）が融合したもの です。 今までは音声通話が中心でしたが

ビジネスは人と人の出会いから始まります。 まずはじめに名刺交換です。 名刺には、会社名や名前の他に役職名、会社住所、TEL、FAX、WEB、メールアドレス、 営業品目等の情報が満載です。 名刺交換後の名刺の会社情報をデータベース化して今後の販促に利用してい

中小企業にとって現在の状況は非常に厳しい。 3.11以降パラダイムシフト(従来の規範や範例が非連続・劇的に変化）が起こっていま す。 今こそ中小企業の柔軟性を生かす必要があります。 変革期には、大企業より中小零細企業の方が対応力があるはずです。 しか

卓上スキャナーではＰＦＵのスキャンスナップのシェアが高い。 当社もこれまでセンターマシンとしての複合機の他にＰＣ1台に付き１台のスキャンスナップを利用していた。 電子危機である以上、時の経過に伴いバージョンアップもするしメンテナンスに手間を感じていた。

生産性向上には無駄をなくすことが重要です。 しかし、違う側面から考えると無駄が必要な場合もあります。 ある事務より作成される帳票に関してダブルチェック（作成者とは違う二人によるチ ェック）やトリプルチェック（作成者とは違う二人によるチェック及び管理

社員数十人の中小企業において、ハード及びソフトのメンテナンスにおいて専任者 （ネットワーク責任者、サーバ管理者）を設置することは難しい。 人的余裕（人件費負担または専門スキル）がないためです。 しかし、いつまでもこのような状態を放置すると他社との

最近、クラウドが加速しています。 パソコンとネット環境があればどこからでもアクセスできとても便利です。 大手企業でもメールやグループウエア、販売促進や日報等について導入が目立つよう になってきました。 しかし、その分セキュリティーも重要になってき

電子化という定義が広すぎるかもしれません。 もう少し具体的に対象を絞り、今回はＰＤＦにフォーカスします。 中小企業の中には、まだＰＤＦは資料を見るだけのもので、それを加工・編集して利用し ているまだまだ少ない状況です。 電子化導入を考えるのな

社内で発生する事務処理には流れ（フロー）と納期（デットライン）があります。 そして最後には会社の会計処理に落とし込まれます。（月次試算表） 「流れ」とは前行程から後工程に対して、無駄なく業務を推進していくことです。 もっと具体的に表現すれば、営業

事務作業には必ず人が関わります。 ミスがないように行動しますが、それでも人は必ずミスをします。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（ヒューマンエラー）。 ただ限りなくミスを「０」にすることは可能です。 方法は、違う人の目で何回も

中小企業の社長とお話していると、迷惑メールに悩んでいる人が以外に多い。 複数のメールを利用していることもあるが、やはりメールの基本的な環境が整備され ていないことが一番の原因である。 現状のメールの利用方法を聞くと、迷惑メール削除が面倒であまりメー

最近、ＦＡＸというものが本当に少なくなりました。 特に送り手側からは皆無です。 殆どが電子メールにファイルを添付（パスワード付与）して送ります。 電話においてもしかりです。 急用であれば電話を利用しますが、相手の事情を考え電子メールを使います。

最近、iphoneの利用者が増えているようです。 確かにメールやスケジュールがリアルタイムで確認でき、iphone側からでも同期できる便利さ は秀逸です。 持ち運びに便利ということは、紛失リスクもあるわけです。 しかし、以外に端末への自動ロックやパスワード

最も利用率の高い電子申請はｅ-TAXでしょう。 次は、社会保険関係で最後にＬ-ＴＡＸという感じでしょうか。 最近、ｅ-ＴＡＸで源泉所得税を納付するときにエラー表示になります。 専用窓口へ有料で電話して、言うとおりに処理してもエラーは解消しません。 最後の手段と

メールは既にコミニュケーションの方法として市民権を得ています。 ＰＤＦ・ワード・エクセル・パワーポイントも添付でき、検索性や保存性に優れてい ます。 現状はＰＣからメールの送受信が多く見受けられます。 しかし、最近は多機能携帯端末（アイフォン等）

ＮＡＳ（Network Attached Storage）とは、ネットワークに直接接続して使用するファイルサ ーバー専用機のことです。 中小零細企業で、３〜４台のパソコンをネットワーク化する場合、サーバーだけでなくＮＡＳ を利用することも選択肢に入れるべきです。 従

帳票を電子化する場合、データのバックアップがとても重要です。 コンピュータのハードディスクは結構壊れます。 時には新品で購入しても、1年程度で壊れてしまうこともあります。 中小企業では、外付けのＨＤＤ（ハードディスク）やファイルサーバーに保存するこ

事務処理の多くはルーティン業務（定型業務）です。 結構複雑な処理も馴れると迅速に処理できます。 しかし、ここに落とし穴があります。マンネリ化です。油断と言ってもいいかもしれ ません。 これにより単純ミスが発生してしまうのです。どんな優秀な人でも起

紙ベースの電子化に必要なハードウエアといえばスキャナーになります。 そして、電子化されたＰＤＦに必要なソフトウエアはＰＤＦライターであったり文書 管理ソフトです。 一口にスキャナーといっても、１台数万円〜数百万円のものまであります。 ハードウエア

中小零細企業で事務処理する人員は同族関係者か非正規社員（パート）が多いのが現実です。 同族関係者で一番多いのはやはり社長の奥さんでしょう。次にご兄弟またはご両親と いう感じです。 事務処理は、コストという意識が強く、人件費を極力抑えるために少人数化で

最近、パソコンの価格が急激に下がってきました。 特にノートパソコンは、ミニノートの登場に引きずられる形で価格が下落していま す。 ここまでパソコンが安くなってくると、中小企業でも事務員に1台、営業マンに1台と いうことにもなってきます。 パソコンを導

中小企業といえども、事務所に複合機がないところは珍しくなってきました。 この２年以内に購入したものであれば、殆どの種類にスキャナー機能が付いていると 思います。 しかし、実際のところ日常業務にこのスキャナーを活用しているとことは一部です。 何

事務処理でメインとなる作業は、明らかに「請求書」に関する業務です。 この「請求書」に関する業務を作成側と受け手側に分解し考えてみましょう。 「請求書」の作成側について以下のとおりです。 ・売上伝票の漏れはないか確かめる。 ・締日における最終入金

最近、スキャナーが進化しています。 ＯＣＲ処理はもちろんのこと、キーワード自動付与やセキュリティー対策も・・・ 中小企業においてコピー複合機（コピー・ＦＡＸ・スキャナー）を利用するところが 増えています。 その理由は、事務機であるコピーはリース

会社から社員に対し1ケ月に1回、給料日に給与明細を渡します。 昔は、現金で支給された給与（給与明細含む）を家へ持ち帰り、それを家族が出迎え ることによって父親の存在が子供にも明確に伝わりました。 しかし、今は殆どの企業が給与は銀行振り込みとなって

世界的に見て日本人のホワイトカラーの生産性は低いといわれます。 しかし、ネット環境やパソコン・ソフトウエアの進化によってその状況は変化してき ています。 そしてハード及びソフトウエアは、私たちがそれに慣れる前に進化していきます。 専門家以外で

従業員が１０名以下の中小零細企業においてもメールは必須アイテムです。 しかし、これには問題もあります。 一番多いのは迷惑メールです。通常のメールより迷惑メールの方が多いという会社もあります。 迷惑メールを削除するつもりが、取引先の重要なメールを消し

今回のテーマは、通常見過ごされている損失を顕在化してみようと思います。 どこ会社の事務作業にもコンピュタへの入力作業は発生します。 工場の製造物であれば形や出荷前の動作検査で大体の不良化はチェックできます。 事務作業は、基本的に個人作業でありブ

先日、ある新聞記事で弁護士のFAXの誤送信の記事を見かけました。 よく聞く話です。特に弁護士や税理士などの士業は大量の情報を企業間でやり取りします。それも企業の重要情報です。 個人情報保護法が施行された時に、FAX送信に関して送付先の環境を考えてから送信す

手続きや申請に関して最も有効な手段はやはり電子申請です。 諸外国では非常に進んでいる国はありますが、日本はどうも遅れ気味です。 メリットは時間の節約と物理的コストの節約の両方が考えられます。 具体的に「社会保険等の手続き」を電子申請で行った場合を考

文書の電子ファイリングというと、保管場所や消耗品の削減というような経費削減のイメージがありました。 最近は、電子ファイリングの本質は「経営管理」や「内部統制」のためであるということが言われるようになってきました。 １つには企業活動について記録すること

皆さん経験があると思いますが、創造したり、発想したるするのは意外な場所が多いといえます。 例えば、お風呂、トイレ、寝室、歩いているとき、乗物に乗っているときなどが考えられます。 よって、どこでも対応できるようにメモや付箋をできる限り用意しておきますが

今まで考えてき事務生産性向上のレベルは、事務処理を生産ライン化し「ムリ、ムラ、ムダ」を無くすことでした。 そのためにＩＴを駆使して、利便性を図ってきたということです。しかし、最近の環境を考えると、もうワンランクステージを上げる必要がある様な気がします。

中小企業の事務所においても、社内ネットワークは進んできた感があります。 ハードウエア・通信・ソフトウエアのコストが下がったせいでしょう。しかし、そのネットワークを管理する人が手薄なような気がします。 殆どが兼務というのが実態で、専属というのはまれでし

まだまだ中小企業では、事務処理において手書きの部分が多く、その結果として同じ情報を転記（入力含む）する作業が極めてて多い。 例えば小口現金出納帳を考えてみると、小口現金の出入りを帳簿に記入しているところすらある。ちょっと洒落たところでエクセルに入力して

事務所には、「紙文書」と「電子文書」が混在しています。 「紙文書」に関しては最小の管理単位がフォルダーとなります。そのフォルダーを関連ごとに分類(中分類）し、それを更に関連ごとに分類（大分類）します。 パソコンで作成した「電子文書」も「紙文書」と同様の

文書の発生のプロセスを考えると以下のようになります。 ①発生→②伝達→③活用→④保管→⑤保存→⑥廃棄 また、機能別に考えると以下のようになります。 ①発生→作成・収集・複写・印刷 ②伝達→配布・回覧・掲示・映写 ③活用→検索・加工 ④保管→分

毎日、事務所では沢山の種類の文書が作成されます。しかし、この文書も大きく分けると以下の二種類になります。 一つ目は、「定型文書（帳票）」といわれるものです。定義は、記入項目が決められた書類群です。例えば、会計帳票類や各種の申請書、計画表、日報等です。こ

会社のオフィスで行う事務業務は、大きく分けて三つに分類されます。 １）「文書作業」で内容は日々の業務活動を正確に記録し、適切に保管・保存し、廃棄することです。これは一日の作業量の6〜7割程度を占めます。 ２）「協業作業」で具体的には「会議」「商談」「報

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