社長の勉強部屋　ブログ

これからの中小企業は社長の舵取りが全てです。 ピンチにもチャンスにもなります。 その時に必要になるのが、判断の基となる「知識」と「情報」です。 「知識」は１日にしてあらず、「情報」は鮮度が命です。 この２つを得るために「社長の勉強部屋」を開設しました。 ブレークタイムで結構ですので、一度覗いてみてください！

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内部事務

総務省の統計局の統計データより従業員規模別に事業所数をみると「従業員20名未満」が全事業所数の91％になっています。 （http://www.stat.go.jp/data/jigyou/2006/kakuhou/gaiyou/04.htm） その中身をもう少し細かく見ると「従業員１〜５人未満」が60.9％、「従業員５

私が住んでいる四日市市は人口30万程度の地方の中核市です。 地場産業は衰退し、その代わりに自動車や電気製品関連の工場が沢山あります。 下請企業も多く、中小零細企業の数は多い方でしょう。 １年ほど前に、中小零細企業のビジネス上のメール利用率を調べまし

卓上スキャナーではＰＦＵのスキャンスナップのシェアが高い。 当社もこれまでセンターマシンとしての複合機の他にＰＣ1台に付き１台のスキャンスナップを利用していた。 電子危機である以上、時の経過に伴いバージョンアップもするしメンテナンスに手間を感じていた。

生産性向上には無駄をなくすことが重要です。 しかし、違う側面から考えると無駄が必要な場合もあります。 ある事務より作成される帳票に関してダブルチェック（作成者とは違う二人によるチ ェック）やトリプルチェック（作成者とは違う二人によるチェック及び管理

社員数十人の中小企業において、ハード及びソフトのメンテナンスにおいて専任者 （ネットワーク責任者、サーバ管理者）を設置することは難しい。 人的余裕（人件費負担または専門スキル）がないためです。 しかし、いつまでもこのような状態を放置すると他社との

インターネットバンキングを利用する一番のメリットはスピードです。 パソコンからWEBにアクセスするだけで処理が完了し、銀行の店頭での処理のように待 たされることがありません。 例えば銀行振込みを考えた場合、リアルの店舗であれば、振込票に必要事項を記入し

電子化という定義が広すぎるかもしれません。 もう少し具体的に対象を絞り、今回はＰＤＦにフォーカスします。 中小企業の中には、まだＰＤＦは資料を見るだけのもので、それを加工・編集して利用し ているまだまだ少ない状況です。 電子化導入を考えるのな

前回、事務の生産性向上には「流れ」と「納期」の全体最適が重要ということで、業 務を横串的に考えました。 今回は業務を縦串的に考えてみます。 例えば製品別に事務担当を決め見積書の作成から受発注書、納品書及び請求書までを1 人ので完了してしまうケース

社内で発生する事務処理には流れ（フロー）と納期（デットライン）があります。 そして最後には会社の会計処理に落とし込まれます。（月次試算表） 「流れ」とは前行程から後工程に対して、無駄なく業務を推進していくことです。 もっと具体的に表現すれば、営業

中小企業は、月次試算表を会計事務所に依頼している場合が多いと思います。 毎月月末締め後に、必要な管理帳票（小口現金出納帳、銀行勘定帳、当座勘定帳、売 掛金、買掛金等）を会計事務所に渡します。 試算表が出来上がるのは、翌々月の初めという感じです。

事務作業には必ず人が関わります。 ミスがないように行動しますが、それでも人は必ずミスをします。 　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　（ヒューマンエラー）。 ただ限りなくミスを「０」にすることは可能です。 方法は、違う人の目で何回も

中小企業の社長とお話していると、迷惑メールに悩んでいる人が以外に多い。 複数のメールを利用していることもあるが、やはりメールの基本的な環境が整備され ていないことが一番の原因である。 現状のメールの利用方法を聞くと、迷惑メール削除が面倒であまりメー

最近、ＦＡＸというものが本当に少なくなりました。 特に送り手側からは皆無です。 殆どが電子メールにファイルを添付（パスワード付与）して送ります。 電話においてもしかりです。 急用であれば電話を利用しますが、相手の事情を考え電子メールを使います。

最も利用率の高い電子申請はｅ-TAXでしょう。 次は、社会保険関係で最後にＬ-ＴＡＸという感じでしょうか。 最近、ｅ-ＴＡＸで源泉所得税を納付するときにエラー表示になります。 専用窓口へ有料で電話して、言うとおりに処理してもエラーは解消しません。 最後の手段と

メールは既にコミニュケーションの方法として市民権を得ています。 ＰＤＦ・ワード・エクセル・パワーポイントも添付でき、検索性や保存性に優れてい ます。 現状はＰＣからメールの送受信が多く見受けられます。 しかし、最近は多機能携帯端末（アイフォン等）

ＮＡＳ（Network Attached Storage）とは、ネットワークに直接接続して使用するファイルサ ーバー専用機のことです。 中小零細企業で、３〜４台のパソコンをネットワーク化する場合、サーバーだけでなくＮＡＳ を利用することも選択肢に入れるべきです。 従

帳票を電子化する場合、データのバックアップがとても重要です。 コンピュータのハードディスクは結構壊れます。 時には新品で購入しても、1年程度で壊れてしまうこともあります。 中小企業では、外付けのＨＤＤ（ハードディスク）やファイルサーバーに保存するこ

仕事を分業化し専任することによるメリットとデメリットはどのようになるか？ メリットは、以下の通り。 1、習熟度が上がり、1つの作業に対する生産性が向上する（1時間当たりの仕事量が増える） 2、仕事に対する理解が深くなり、より高度な仕事を同じ時間で消化すること

社内で作成される帳票書類には全て期日が存在します。 社内で加工及び編集される帳票書類はたくさんあります。 提案書、見積書、納品書、請求書、給与明細書、銀行振込票等がその帳票です。 これらの帳票書類は定例（毎月20日・25日・月末）または取引先の都合によりラン

事務処理の多くはルーティン業務（定型業務）です。 結構複雑な処理も馴れると迅速に処理できます。 しかし、ここに落とし穴があります。マンネリ化です。油断と言ってもいいかもしれ ません。 これにより単純ミスが発生してしまうのです。どんな優秀な人でも起

紙ベースの電子化に必要なハードウエアといえばスキャナーになります。 そして、電子化されたＰＤＦに必要なソフトウエアはＰＤＦライターであったり文書 管理ソフトです。 一口にスキャナーといっても、１台数万円〜数百万円のものまであります。 ハードウエア

中小零細企業で事務処理する人員は同族関係者か非正規社員（パート）が多いのが現実です。 同族関係者で一番多いのはやはり社長の奥さんでしょう。次にご兄弟またはご両親と いう感じです。 事務処理は、コストという意識が強く、人件費を極力抑えるために少人数化で

最近、パソコンの価格が急激に下がってきました。 特にノートパソコンは、ミニノートの登場に引きずられる形で価格が下落していま す。 ここまでパソコンが安くなってくると、中小企業でも事務員に1台、営業マンに1台と いうことにもなってきます。 パソコンを導

中小企業といえども、事務所に複合機がないところは珍しくなってきました。 この２年以内に購入したものであれば、殆どの種類にスキャナー機能が付いていると 思います。 しかし、実際のところ日常業務にこのスキャナーを活用しているとことは一部です。 何

「単純なミス」は事務生産性を低下させます。 しかし、その「単純なミス」が何故発生したかを考え、対策を講じ、習慣化すること によってそれは「改善」となります。 残念なことに中小企業においては、事務処理は補助業務となるためこの「単純なミ ス」は放

中小企業においても、文書ファイルの共有化は徐々に進んでいます。 でも１００社中２０社程度が現状でしょうか？ 「文書ファイルの共有化」をもっと具体的に表現すると、ワード、エクセル、パワー ポイント、ＰＤＦ文書を専用のサーバーに保存し、いつでも使用・

全ての経営は「５Ｓ」に通じるといっても過言ではありません。 経営者の皆様においてもその重要性は十分承知しているところでしょう。 しかし、これは社員全員が共有すべきものです。 社員の中には「５Ｓ」といってもその中身はなんだったけ？ということも多々あり

事務処理でメインとなる作業は、明らかに「請求書」に関する業務です。 この「請求書」に関する業務を作成側と受け手側に分解し考えてみましょう。 「請求書」の作成側について以下のとおりです。 ・売上伝票の漏れはないか確かめる。 ・締日における最終入金

10年ほど前に事務所とクライアント及び自宅を回線で結び、いつでもどこでもタイ ムリーに事務処理が可能な方法を考えていました。 結局、「技術的」「コスト」「セキュリティー」「処理スピード」「パッケージソフ トの対応能力」のどれをとっても問題が山積みで

最近、発表される経済指標は底打ちしたものもあるますが、過去の状況に戻るにはま だまだ時間が必要です。 当面２〜３年はＬ字型の「底ばい景気」が続くことでしょう。 こんな時期は、まず経費削減が真っ先に来ますが、どこから手をつけるべきかという 問題があ

最近、スキャナーが進化しています。 ＯＣＲ処理はもちろんのこと、キーワード自動付与やセキュリティー対策も・・・ 中小企業においてコピー複合機（コピー・ＦＡＸ・スキャナー）を利用するところが 増えています。 その理由は、事務機であるコピーはリース

郵便物が相手に届いていないことは多々あります。 原因は、郵送中に事故で紛失してしまう場合と、相手先で迷子になっている場合が殆 どです。 この問題を解決するために、郵送物を配達記録で郵送したり、郵送物の受渡簿を作成 して対応します。 しかし、中

会社は、複数の様々なスキルを持った人材が組織を形成し計画的に行動し、それがそ の会社自体の経済行為となっていきます。 会社は、活動していく上で様々な機能を有します。その機能とは、原材料調達・生 産・販売・管理回収・会計・財務等です。 ここで重

会社から社員に対し1ケ月に1回、給料日に給与明細を渡します。 昔は、現金で支給された給与（給与明細含む）を家へ持ち帰り、それを家族が出迎え ることによって父親の存在が子供にも明確に伝わりました。 しかし、今は殆どの企業が給与は銀行振り込みとなって

世界的に見て日本人のホワイトカラーの生産性は低いといわれます。 しかし、ネット環境やパソコン・ソフトウエアの進化によってその状況は変化してき ています。 そしてハード及びソフトウエアは、私たちがそれに慣れる前に進化していきます。 専門家以外で

従業員が１０名以下の中小零細企業においてもメールは必須アイテムです。 しかし、これには問題もあります。 一番多いのは迷惑メールです。通常のメールより迷惑メールの方が多いという会社もあります。 迷惑メールを削除するつもりが、取引先の重要なメールを消し

今回のテーマは、通常見過ごされている損失を顕在化してみようと思います。 どこ会社の事務作業にもコンピュタへの入力作業は発生します。 工場の製造物であれば形や出荷前の動作検査で大体の不良化はチェックできます。 事務作業は、基本的に個人作業でありブ

先日、ある新聞記事で弁護士のFAXの誤送信の記事を見かけました。 よく聞く話です。特に弁護士や税理士などの士業は大量の情報を企業間でやり取りします。それも企業の重要情報です。 個人情報保護法が施行された時に、FAX送信に関して送付先の環境を考えてから送信す

事務生産性を向上させるために電子化作業は不可欠である。 精度を上げるほどスピード（生産性）は向上するが、その分ぜい弱性を抱え込む。 たとえば「どこでも、いつでも」ということはアクセス機会は増すがリスクも増え、その分セキュリティー対策が必要となる。

中小企業の事務管理を大きく分けると３つに分類されます。 １つ目は、「営業事務」。納品書から請求書の発行と売掛金の管理等が挙げられます。仕入の納品書チェックから支払処理も含まれます。 ２つ目は、「給与事務」。毎月の給与計算、社員の入退社における社会保険

手続きや申請に関して最も有効な手段はやはり電子申請です。 諸外国では非常に進んでいる国はありますが、日本はどうも遅れ気味です。 メリットは時間の節約と物理的コストの節約の両方が考えられます。 具体的に「社会保険等の手続き」を電子申請で行った場合を考

文書の電子ファイリングというと、保管場所や消耗品の削減というような経費削減のイメージがありました。 最近は、電子ファイリングの本質は「経営管理」や「内部統制」のためであるということが言われるようになってきました。 １つには企業活動について記録すること

中小零細企業では迷惑メールに困っているところが沢山あります。 具体的な事例を挙げると・・・ ・迷惑メールが多すぎて、メール自体利用する気になれない。 ・迷惑メールに紛れて大切なメールを間違って削除してしまう。 ・メールを確認するには、自分のパソ

企業内の事務処理において、結構なウエイトを占める業務に会計業務と給与計算業務があります。 会計業務をもう少し分かり易く言うと商業取引を勘定科目別に仕訳し、それを会計専用のソフトウエアに入力するというものです。 給与計算業務は、正社員及び非正規社員の勤

今年も非常に暑い夏となりました。温暖化傾向は今後も続くと考えられ「ＣＯ2削減」は喫緊の課題となります。 世界の中で日本のＣＯ2削減は進んでいるとは思いません。このままいけば、排出権枠の購入により目標を達成するしかありません。それには当然コストがかかります

オフィスにおけるネットワークの方式は日々進化しています。 中小企業でも複数台数のＰＣとサーバーが設置され、通信環境が高速化されると次のステップはやはり内部事務管理ということでしょう。具体的には、セキュリティー管理があげられます。 ＰＣは、ユビキタス状

昨日、会社のあるＰＣのセキュリティーソフトの更新したのですが、うまく起動せずサポートセンターへ電話して解決を図りました。 まず最初に中国人の方が日本語で詳細を聞き、自社のＵＲＬのサポートに誘導し、チャット用のソフトとリモート用のソフトをインストールさせ

赤字企業を見ていると共通点がある。 それは、「乱雑である」ということ。 例えば、工場であれば汚く整理整頓ができていない。店舗であれば、掃除が行きとどいておらず商品等の陳列も奇麗でない。事務所においては、机の上に書類が山積みになっている。 有名な言葉

事務の生産性向上とは、時間当たりの作業効率を上げることです。 事務作業の棚卸を行うと、「発生」、「伝達」、「活用」、「保管」、「保存」、「保存」、「廃棄」の7段階に分解でます。 各作業をもう少し細かく分類すると下記のようになる。 「発生」・・・作成、

事務生産性向上を実現するためには、書類のデジタル化が必須になってきます。 中小企業では、「紙」の方が便利という意見が多いのが現状です。事情を尋ねてみると、机上での書類の一覧性（机の上で広げて見れる）が大きな理由です。 そこで、我々が考えた方法は、それ

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